Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für KK0a – Stand 12.10.2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Betrieb von KK0a.

Verantwortlicher und Kontakt

S&S Connect GbR – Schippers & Singh, Nobelstraße 3-5, 41189 Mönchengladbach, Deutschland, vertreten durch Parampuneet Singh und Fabrice Schippers. Für Datenschutzanfragen: [email protected]; Telefon +49 151 40322125.

Besuch der Website und Sicherheit

Beim Zugriff werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse sowie technische Verbindungs- und Browserinformationen verarbeitet. Dies dient der Auslieferung der Website und der Erkennung von Störungen und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb. Schutzmaßnahmen dürfen nicht zu einer unbegrenzten Speicherung führen. Unsere Anwendungsprotokolle speichern ausschließlich Zeit, Ereignisquelle, Schweregrad und technische Fehlerstellen; Nachrichteninhalte, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Zugangsschlüssel und Anmeldelinks werden darin nicht gespeichert. Die tageweise geführten Anwendungsprotokolle werden nach höchstens 14 Tagen entfernt. Docker erhält zusätzlich dieselben technischen Ereignisse in größenbegrenzt rotierenden Protokollen; dort werden ebenfalls keine Nutzerinhalte oder Verbindungsadressen gespeichert. Für die Anmeldebremse werden Kennungen und Verbindungsadressen vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet; nach Ablauf des 15-minütigen Prüfzeitraums werden inaktive Einträge spätestens bei der nächsten stündlichen Bereinigung entfernt. Cloudflare verarbeitet zusätzlich Verbindungs- und Sicherheitsdaten nach seinen produktbezogenen Fristen. Für Security Events nennt Cloudflare derzeit bis zu 31 Tage; dies ist keine Aussage über sämtliche Datenarten des Anbieters. Informationen: https://developers.cloudflare.com/waf/analytics/security-events/ und https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Konto, Kommunikation und Abonnement

Für Registrierung, Anmeldung und Vertrag werden E-Mail-Adresse, Name, Kennwort-Hash, Sitzungsdaten, Bestätigungs- beziehungsweise Wiederherstellungsdaten, Unternehmerbestätigung und Zustimmungsnachweise verarbeitet. Hinzu kommen Rechnungsadresse, gewähltes Paket, Zahlungsstatus und technische Stripe-Kennungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Vertragsabwicklung, Buchstabe c für gesetzliche Pflichten sowie Buchstabe f für Missbrauchsabwehr und die berechtigte Dokumentation von Vertragsvorgängen. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens erfolgt die Verarbeitung zur Betreuung der Geschäftsbeziehung auf Grundlage von Buchstabe f.

Ohne erforderliche Konto-, Kontakt- und Zahlungsangaben kann das entsprechende Konto oder kostenpflichtige Abonnement nicht bereitgestellt werden. Die Freischaltung anhand eines bestätigten Zahlungsstatus dient der Vertragsdurchführung. Eine Bonitätsbewertung durch KK0a ist damit nicht verbunden.

Inhalte Ihrer Kunden

Firmendaten, Kundenkontakte, Leistungsbeschreibungen, Angebote, Rechnungen, Mahnungen und dazugehörige Dateien werden im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden verarbeitet. Für die Rechtmäßigkeit der Inhalte und die Information seiner Kunden ist dieser verantwortlich. Hierfür wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Betroffene können sich an den jeweiligen Rechnungsaussteller wenden; Anfragen an uns werden im erforderlichen Umfang weitergeleitet beziehungsweise unterstützt.

Hosting, Sicherungen und Empfänger

Der Hauptbetrieb erfolgt auf dem eigenen Anwendungsserver in unseren Geschäftsräumen in Deutschland. Administrativen Zugriff haben nach bestätigter Betreiberangabe Parampuneet Singh und Fabrice Schippers. Der eigene Sicherungsserver in Deutschland dient der verschlüsselten stündlichen Datensicherung. Nach Betreiberangabe ersetzt dort jeweils eine vollständige aktuelle Sicherung die vorherige Sicherung eines Kunden; bestätigte Löschungen werden mit kurzer Latenz übertragen und bestätigt. Daneben bestehen auf dem Anwendungsserver gesonderte Sicherungen vor Softwareupdates. Eine bestätigte Kontolöschung erzeugt zusätzlich einen dauerhaften Auftrag zur gezielten Bereinigung dieser lokalen Datenarchive. Ein getrennter Hintergrundprozess wird minütlich gestartet. Die lokale Bereinigung wird erst nach erfolgreicher Prüfung bestätigt; bei Fehlern wird sie erneut geprüft. Der Nachweis für die lokale Bereinigung ist getrennt vom Abgleich der externen Sicherung. Eine Wiederherstellung darf zuvor gelöschte Daten nicht wieder produktiv verfügbar machen. Eigene Server sind für sich genommen keine externen Auftragsverarbeiter.

Cloudflare, Inc., USA, wird für Tunnel, HTTPS-Auslieferung und Netzwerkschutz eingesetzt. Dabei werden Verbindungsdaten und die über den Dienst übertragenen Inhalte verarbeitet. Resend, Plus Five Five, Inc., USA, versendet System-E-Mails und gegebenenfalls Dokumente: Empfängeradresse, Nachricht, Absender-/Antwortadresse und Anhänge werden dazu übermittelt. Bei kundeneigenen SMTP-Verbindungen wird stattdessen der vom Kunden ausgewählte Versanddienst entsprechend seiner Einstellung eingesetzt.

Stripe verarbeitet die für Abonnementzahlungen erforderlichen Konto-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Für Kunden im EWR nennt Stripe Stripe Payments Europe, Limited und gegebenenfalls Stripe Technology Europe, Limited als Vertragsgesellschaften. Vollständige Kartendaten werden im Stripe-Checkout eingegeben; KK0a erhält insbesondere Status- und Referenzdaten. Stripe nimmt je nach Verarbeitung auch eigene datenschutzrechtliche Aufgaben wahr.

Unser Kontaktpostfach ist [email protected]. Der Mailserver (Mailcow) läuft auf unserem Anwendungsserver in Deutschland. Eingehende Nachrichten werden über Resend angenommen und über eine lokale Mail-Brücke an das Postfach zugestellt; daher umfasst der Empfang auch eine Verarbeitung durch Resend. Verarbeitet werden Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge und technische Zustelldaten, um Anfragen zu beantworten. Je nach Anliegen gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen für Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder die Betreuung der Geschäftsbeziehung. Zugriff ist auf berechtigte Betreiber beschränkt. Offene Anfragen werden bis zur Bearbeitung aufbewahrt. Erledigte reine Supportanfragen werden gesondert abgelegt und nach 180 Tagen ab dieser Ablage automatisch entfernt. Vertragskorrespondenz und Buchungsbelege werden getrennt eingeordnet und nach den gesetzlichen Fristen behandelt; sie werden nicht durch die Supportbereinigung gelöscht. Die technischen Zustellkennungen der Mail-Brücke werden nach 90 Tagen entfernt. Die Mail-Brücke speichert selbst keine Nachrichteninhalte.

Für die Administration verwenden wir zusätzlich das verschlüsselte Privatnetz von Tailscale. Dabei verarbeitet Tailscale technische Geräte-, Konto- und Verbindungsdaten; der Verkehr zwischen den Verwaltungsgeräten ist verschlüsselt. Datenschutzunterlagen: https://tailscale.com/privacy-policy und https://tailscale.com/legal/dpa.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Cloudflare verarbeitet Daten über sein internationales Netzwerk, auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Seine einbezogene Datenschutzvereinbarung enthält Regelungen zum EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln für entsprechend geschützte Übermittlungen. Resend speichert Nachrichten- und Zustelldaten in den USA; eine europäische Versandregion bedeutet keine ausschließliche Speicherung in Europa. Die einbezogene Resend-Vereinbarung enthält EU-Standardvertragsklauseln, bei Verarbeitung unserer Kundeninhalte insbesondere für die Weiterverarbeitung im Auftrag. Auskünfte und Kopien einschlägiger Garantien können unter [email protected] angefordert werden. Anbieterunterlagen: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ und https://resend.com/legal/dpa. Diese Vertragsgrundlagen sind keine Zusage ausschließlicher Verarbeitung in Deutschland.

Speicherdauer

Resend nennt für den verwendeten Free-Tarif eine Aufbewahrung von Nachrichten- und Protokolldaten von 30 Tagen und für Sicherungen sieben Tage. Bei Beendigung des Resend-Kontos nennt der Anbieter bis zu 90 Tage für die Entfernung verbleibender Kundendaten. Diese Anbieterfristen ersetzen nicht das Löschverfahren für unsere eigenen Server und Sicherungen. Quelle: https://resend.com/security/gdpr.

Kontodaten werden für die Bereitstellung des Kontos und die Vertragsabwicklung benötigt. Eine Abo-Kündigung ist keine Kontolöschung. Bei gesonderter Kontolöschung werden die zugehörigen aktiven Mandantendaten entfernt; erforderliche eigene Vertrags- und Abrechnungsnachweise können getrennt aufgrund gesetzlicher Pflichten fortbestehen. Für eigene Buchungsbelege gelten grundsätzlich acht Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre, für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, jeweils nach den gesetzlichen Fristregeln und möglichen Verlängerungen. Diese Fristen gelten nicht pauschal für sämtliche Nutzerinhalte oder Sicherungskopien.

Das Anmelde-Cookie hat eine Laufzeit von zwölf Stunden. Bestätigungslinks sind 24 Stunden, Links zum Zurücksetzen des Kennworts eine Stunde gültig. Gültigkeitsdauer und tatsächliche Datenlöschung sind unterschiedliche Vorgänge. Abgelaufene Sitzungen sowie Bestätigungs- und Wiederherstellungskennungen werden spätestens bei der nächsten stündlichen Bereinigung aus dem aktiven Konto entfernt. Neue, seit Einführung dieser Regel angelegte unbestätigte Registrierungen werden nach 30 Tagen bei der nächsten stündlichen Prüfung entfernt, wenn sie weder Inhalte noch weitere Konten oder eine Abrechnungszuordnung enthalten. Bestehende Konten und bestätigte oder befüllte Konten werden nicht allein wegen Inaktivität automatisch gelöscht. Technische Stripe-Ereigniskennungen werden 90 Tage aufbewahrt. Eigene Referenzdaten beendeter Abonnements werden nach Ablauf von acht vollen Kalenderjahren nach dem Kalenderjahr des gespeicherten Endes bereinigt; laufende Abonnements sind davon ausgenommen. Gesetzlich erforderliche Originalabrechnungsunterlagen werden gesondert behandelt. Die Löschung darf nicht durch eine Wiederherstellung alter Sicherungen rückgängig gemacht werden.

Für die nachprüfbare Kontolöschung und um eine Wiederaufnahme gelöschter Daten aus alten Sicherungen zu verhindern, bleiben technische Mandantenkennungen, Auftragsstatus und Nachweiszeiten in einem geschützten Löschverzeichnis erhalten. Der öffentliche Nachweis ist nur mit einem zufälligen, am Ende der Kontolöschung ausgegebenen Zugriffscode abrufbar und enthält keine Namen, E-Mail-Adressen oder Dokumentinhalte. Grundlage ist die Erfüllung der Löschpflichten und der Schutz vor fehlerhafter Wiederherstellung. Die technischen Sperrkennungen liegen zusätzlich außerhalb des zurückgesicherten Datenbestands. Sie werden benötigt, solange ältere rücksicherbare Bestände das gelöschte Konto wieder enthalten könnten. Sie dürfen erst entfallen, wenn alle entsprechenden Rücksicherungsmöglichkeiten einschließlich externer Sicherungen ausgeschlossen sind. Vor Freigabe eines wiederhergestellten Bestands entfernt die Anwendung die gesperrten Konten und deren Inhalte. Ohne das konfigurierte Schutzverzeichnis startet der Dienst nicht.

Cookies und lokale Einstellungen

KK0a verwendet das Cookie „konto_sitzung“ zur Anmeldung. Die gewählte Firma wird im lokalen Browserspeicher unter „rp-firma“ hinterlegt. Diese Funktionen dienen der Sitzung beziehungsweise der vom Nutzer gewählten Ansicht. Soweit Speicherung oder Zugriff für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, gilt die Ausnahme nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht notwendige Trackingfunktionen dürfen erst nach erforderlicher Einwilligung aktiviert werden. Die Verarbeitung im externen Stripe-Checkout ist zusätzlich nach dessen Datenschutzhinweisen zu beurteilen.

Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen besteht ein Widerspruchsrecht aus Gründen der besonderen Situation; gegen Direktwerbung kann jederzeit widersprochen werden. Bitte richten Sie Anfragen an [email protected].

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, [email protected], https://www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Eingeladene Zugänge und externe Belegfreigabe

Der Inhaber eines Kundenkontos kann persönliche Zugänge einladen und ihnen bestimmte Firmen zuweisen. Namen und E-Mail-Adressen eingeladener Personen erhalten wir dabei vom einladenden Kontoinhaber. Zusätzlich verarbeiten wir die zugewiesene Rolle, Firmenzuordnung, Einladungsstatus und -gültigkeit sowie die für die persönliche Anmeldung erforderlichen Kontodaten. Dies dient der vom Geschäftskunden gewünschten Zugangsverwaltung, der sicheren Bereitstellung des Dienstes und der Dokumentation erteilter Zugriffe. Für diese Zugangsverwaltung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO maßgeblich; unsere berechtigten Interessen sind die kontrollierte Bereitstellung persönlicher Zugänge und der Schutz der Kundendaten vor unberechtigtem Zugriff. Die Regeln zu Anmeldung, Sicherheit, Empfängern, Speicherdauer und Betroffenenrechten in dieser Datenschutzerklärung gelten auch für eingeladene Personen.

Ein externer Belegzugang wird nur auf ausdrückliche Freigabe durch den Inhaber eingerichtet. Er erhält ausschließlich lesenden Zugriff auf die ausgewählten Firmen und deren gespeicherte Firmendaten, Kundenkontakte, Angebote, Rechnungen, Mahnungen und vorhandene PDF-Dokumente. Die Freigabe erfasst auch künftig in diesen Firmen hinzugefügte Dokumente. Der Inhaber entscheidet über Empfänger und Firmenauswahl und kann den Zugang deaktivieren. Eine geänderte Firmenzuordnung oder erneute Aktivierung erfordert eine neue ausdrückliche Freigabe. Deaktivierung beendet den Zugriff über KK0a; bereits heruntergeladene Kopien werden dadurch nicht zurückgeholt.

Für die Verarbeitung und Weitergabe der Kundeninhalte bleibt der jeweilige Geschäftskunde verantwortlich. Er muss vor der Freigabe die Berechtigung des Empfängers, die einschlägige Rechtsgrundlage und die erforderliche Information seiner betroffenen Kunden und Ansprechpartner prüfen. Die technische Freigabebestätigung ist eine dokumentierte Zugriffsauswahl und Weisung; sie ersetzt keine erforderliche Einwilligung einer betroffenen Person und keine sonstige Voraussetzung einer rechtmäßigen Datenweitergabe. Bei einem Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen zusätzlich die einschlägigen Anforderungen an internationale Datenübermittlungen geprüft werden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und strafrechtliche Daten nach Art. 10 DSGVO sind weiterhin nicht Gegenstand des vorgesehenen Dienstes.

Der Kunde beauftragt und prüft seinen Steuerberater selbst. Bei der beruflichen Verarbeitung von Mandantendaten handeln befugte Berufsangehörige nach § 11 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz eigenverantwortlich. Sie werden durch die Einladung nicht zu Unterauftragsverarbeitern von KK0a. Über diesen Zugang erbringt KK0a keine Steuerberatung und bestätigt weder Kanzlei noch Berufsberechtigung.

Die für den externen Zugang gespeicherte Freigabe enthält den bestätigenden Inhaber, Empfänger, ausgewählte Firmen, Zeitpunkt und Textfassung. Diese Angaben werden für die Zuordnung und Prüfung des erteilten Zugriffs im Kundenkonto geführt. Frühere Freigaben bleiben als Verlauf dokumentiert, berechtigen aber nicht zu einem erweiterten oder erneut aktivierten Zugriff. Einladungs-, Zugangs- und Freigabenachweise bleiben im zugehörigen Kontobestand bis zu dessen Löschung nach den oben beschriebenen Konto- und Löschregeln; ein beendeter Zugang bewirkt nicht die automatische Löschung seiner bisherigen Berechtigungsnachweise. Für diese Nachweisspeicherung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO maßgeblich; berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare Dokumentation der vom Inhaber erteilten und geänderten Zugriffe. Erforderliche Betroffenenrechte bleiben unberührt. Die Gültigkeit eines Einladungslinks endet nach 24 Stunden; dies bedeutet nicht, dass die zugehörigen Einladungsangaben bereits gelöscht sind.

Interne Rechnungsprüfung

Im optional aktivierten Ablauf zur internen Rechnungsprüfung dokumentieren wir im Auftrag des Geschäftskunden den Prüfstatus eines Entwurfs, Zeitpunkt und Benutzerkennung mit Name und Rolle der einreichenden beziehungsweise entscheidenden Person, die Zuordnung zu Firma und Kunde, einen technischen Inhaltsabdruck und eine Vorgangskennung sowie einen gegebenenfalls eingegebenen Rückgabegrund und den Entscheidungsverlauf. Diese Angaben ermöglichen die Zuordnung der internen Entscheidung zum geprüften Belegstand. Im Rückgabegrund sollen nur sachliche, für diese Rechnung notwendige Angaben eingetragen werden.

Die Prüfangaben sind für die erforderliche interne Bearbeitung durch berechtigte Mitarbeiter und den Inhaber bestimmt. Interne Kontokennungen werden nicht in den Anzeigeantworten der Rechnungsprüfung offengelegt. Die Prüfangaben einschließlich Rückgabegründen werden nicht in Kunden-PDFs oder Kunden-E-Mails übernommen und Betrachtern sowie externen Belegzugängen nicht angezeigt. Der Inhaber kann sie mit dem zugehörigen Kundenbestand exportieren.

Prüfangaben und Entscheidungsverlauf bleiben beim zugehörigen Beleg und unterliegen den hier beschriebenen Regeln für Kundeninhalte, Datenexport und Kontolöschung. Das Abschalten der Rechnungsprüfung löscht vorhandene Verläufe nicht automatisch. Für diese Angaben wird keine zusätzliche pauschale Aufbewahrungsfrist eingeführt; ihre Speicherung und Löschung richtet sich nach dem zugehörigen Beleg- und Kontobestand.

Die manuelle Freigabe durch den Inhaber erstellt Nummer und PDF ohne automatischen E-Mail-Versand. Das fertige PDF kann heruntergeladen und selbst an den Kunden versendet werden. Die interne Prüfung bestätigt keine steuerliche oder rechtliche Richtigkeit durch KK0a.